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ECM
（Enterprise Content Management）

ECM（Enterprise Content Management）は、組織のプロセスに関連するコンテンツや文書を収集・管理・蓄積・保護・配布するための技術、ツール、手法です。
ECMによって情報一元化及び文書ライフサイクル管理をすることにより、コンプライアンスの強化を実現することが可能です。
また有事の際も迅速かつ的確な証拠データの確保が可能です。

ECM ソフトウェアの特長

  • 文書の取り込みから廃棄までの文書のライフサイクルを管理
  • 統合的な情報基盤による検索の容易性を実現
  • 情報の一元化により、不確実かつ不整合なコンテンツ管理から脱却
  • 承認プロセスを記録することで、情報の正当性を向上
  • 文書のステータスからアクセス状況まで把握し、トレーサビリティを確保
  • 長期保管や保存義務への対応により、コンプライアンスを確保
ECMによって情報一元化及び文書ライフサイクル管理をすることにより、コプライアンスの強化を実現することが可能です。

ECM 導入のメリット

日常的にECMを利用することで、有事の際の証拠保全・調査を確実、迅速、安価で実現することが可能となります。また、外出時やテレワークの際の情報セキュリティの強化にも有用です。

有事のデジタル・フォレンジック調査におけるECM 導入メリット

例：100名規模の大規模な調査の場合

データ保全

  • 通常
    100名分全員の貸与PCの保全を実施する必要があります。また、メールサーバやファイルサーバについても、対象者に権限が付与されている領域を対象にデータを保全。権限の確認作業も含め、所要期間は2週間～1ヶ月程度。
  • ECM導入後
    貸与PCのローカル領域にデータを保存せずECMへ保存されていることが前提となるが、貸与PCの保全は不要。一元管理のため確認作業に時間がかからず、データの抽出にかかる時間のみとなるため、所要期間も1週間程度で見込める。

バージョン管理における不正の痕跡

  • 通常
    最終版に上書きされてしまうと過去の履歴や作成のステップが追えません。また、過去のバージョンが存在していたとしても、そのファイル名等がバラバラであったりすると調査に時間がかかりそのままコストに跳ね上がります。
  • ECM導入後
    ECMによってバージョン管理がなされるため、過去のドラフト版まで遡って調査が可能です。ファイル名管理もできるため調査もスムーズに行うことが可能となり、コスト削減につながります。

平時のセキュリティ面におけるECM 導入メリット

  • PC の紛失時
    PC内部にはデータを保管せず、ECMにデータを保管し、各PCのデータを同期することで、データを一元管理することが可能です。PC紛失時も、ECMにアクセスしてデータを即時に確認することができます。また、PC本体を紛失したとしても端末中に情報がないためデータの流出を最小限に食いとどめることができます。
  • 文書管理の強化
    データの持ち出し記録や印刷等、様々なログが残るため、機密情報の持ち出し防止の抑止力となります。
  • 誤送信の防止
    ファイルを直接添付せず、ECM上のファイルへのリンクを送付することにより、機密情報を含む添付ファイルの誤送信を防止することが可能です。

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