平時メール・音声モニタリング
会計不正やコンプライアンス違反等、企業にとって大きなリスクとなりえる事案に対し、平時からのメール・音声モニタリングを実施し、不正の兆候を事前または早期に検知することにより、企業に与えるダメージを最小限にとどめることが可能です。特定部署や役職ごと等、スポット的に導入することも可能です。
実際に不正等が起きていない場合でも、キーワードやAI による解析によって抽出されたメールをモニタリングすることで、不正の早期発見や未然防止にも役立ちます。
実際に不正等が起きていない場合でも、キーワードやAI による解析によって抽出されたメールをモニタリングすることで、不正の早期発見や未然防止にも役立ちます。
メール・音声モニタリングが可能にすること
早期の問題発見
- 証拠文書の収集と迅速な確認
- 内部公表、外部公表、当局対応の必要性などの判断
問題部署・対象者・違反行為の絞り込み
- 違反行為に関係する業務・取引
- 違反行為の対象部署・対象者・関与者
- 違反行為の時期・内容（セクハラ・パワハラ等）
更なる証拠収集範囲の特定
- 共犯者の特定
- 不正を認知していた範囲（人・時期）の特定
再発防止
- 同様の不正防止の再発抑制
- 従業員への意識付け
サービス概要
- 定期的にメールサーバーからアーカイブを取得し、LaTech で保管します。
- お客様が依頼された専門家と連携し、専門家（弁護士・会計士等）がキーワード検索、AIスコアリングでヒットしたメールを閲覧します。
- 不正の兆候や不正の事実を発見した場合には、内部監査室やコンプライアンス委員会、社外取締役等のご指定の人に報告します。
- モニタリング項目は、会計不正や贈収賄、ハラスメント、社内規定違反、労務環境等、会社のニーズに応じて設計が可能です。
- クラウド上で構築するため、モニタリング項目に応じて適切な権限設定を行うことも可能です。
LaTech はメールアーカイブサービスに単純な検索機能が付加されただけのサービスではなく、有事にも対応可能な高度なキーワード検索機能及び重複排除機能を有しており、かつAIスコアリングを活用することでメールモニタリングをより効率的・効果的に実施することが可能です ・メールだけでなく通話や会議録音などの音声データもテキスト化した上で、併せてレビューすることも可能です。
メール・音声モニタリングの流れ
データのお預かり
定期的に貴社のメールサーバから電子メール本文や添付ファイルのデータをアーカイブ形式でLaTechのストレージに保管します。
メールモニタリングの利用シーン
平時からメールモニタリングの仕組みを導入している企業では、以下のような目的でもメールモニタリングを活用しています。往査前監査としての利用
内部監査や監査役監査において、特定の事業所や（海外）子会社等に往査をするに先立ち、監査対象としている特定項目について、メールレビューを行い、監査の効率的実施、監査の品質向上に資することが可能です。
横断的な監査として利用
内部監査や監査役監査において、特定の事業所や特定の子会社等に限らず、当該年度の重点監査項目について、横断的にメールレビューを実施することも可能です。特に従来型の内部監査（会計帳簿や原始証憑の確認等）では発見が困難な贈賄、キックバックの個人的な受領、カルテル、情報漏洩等の発見に効果的です。
ポスト・マージャー・インテグレーション（PMI）の一環として利用
M&A に際しては、事前に各種デューデリジェンス（DD）を実施するのが通常ですが、情報へのアクセス制限や時間的な制約もあり、DD において重要な問題点を発見できないケースもあります。このような問題が事後的に発覚し、より大きな問題に発展することを防ぐためにも、M&A 成立後、早期にメールレビューを行い、DD の期間中又はDD に先立ち、買収子会社が情報の改ざんや隠蔽を行っていなかったかを確認することも有用です。
有事が発生した際の初動対応の安定性の確保
不正の端緒を把握した際に初動対応を誤ると、重要な証拠が隠滅され、その後の調査において不正の事実を明らかにすることが困難になる可能性があります。日頃からメールモニタリングの仕組みを構築しておくことで、有事が発生した際に、調査対象者への接触に先立ち、証拠の確保を行い、初動対応を万全の体制で行うことが可能となります。